Mitä pitää osata ottaa huomioon tilitoimistoa valittaessa?

Milloin kannattaa ottaa tilitoimiston palvelut käyttöön? 

Taloushallinnon työt voit ulkoistaa heti yrityksen perustamisvaiheessa, mikäli haluat keskittyä omaan ydinliiketoimintaasi tai et ole varma, osaatko täyttää veroilmoitukset ja mahdolliset alv-ilmoitukset oikein ja ajallaan. On parempi lähteä heti alusta toimimaan oikein, kuin että tilitoimisto joutuu myöhemmin oikaisemaan esim. verotusta tai korjaamaan kirjanpitoa takautuvasti. Voimme auttaa myös yrityksen perustamisessa, jolloin mm. yritysmuodon valinta tehdään myös tulevia vuosia ajatellen.

Niin pientä toimintaa ei ole olemassa, etteikö sille voida kirjanpitoa tehdä. Meillä on monenlaisia asiakkaita, liikevaihdoiltaan muutamista sadoista euroista kymmeniin miljooniin.

Miten valita osaava palveluntuottaja?

Olemassa olevien asiakkaiden suosittelemana on tietysti helpompi päätyä valitsemaan hyvin palveleva tilitoimisto. Aina ei ole suosituksia saatavilla, joten on muutamia asioita, joita olisi hyvä ottaa huomioon, ennen kuin sopimusta tehdään. Tilitoimistoalaa ei valitettavasti valvota kenenkään toimesta (AVI valvoo rahanpesulain vaatimusten osalta), joten monenlaisia tekijöitä mahtuu joukkoon. Suurin osa on toki osaavia ja hyvin työnsä tekeviä, mutta kannattaa olla tarkkana tai ainakin tiedostaa riskit, jos valitsee tilitoimiston vain esimerkiksi hinnan perusteella.

• Tekijä/tekijät: Ovatko he kouluttautuneita alalle ylipäätään?
• Noudattaako tilitoimisto sopimuksissaan asiakkaiden kanssa taloushallintoliiton yleisiä sopimusehtoja (TAL2023)?
• Onhan tilitoimistolla voimassa oleva vastuuvakuutus?
• Huolehtiiko tilitoimisto rahanpesulain vaatiman vahvan tunnistamisen? Eli onko KYC-toimet hoidettu? (Lue lisää miniblogista "Sopimukset ja KYC")
• Tarkista, että tilitoimisto on rekisteröitynyt Lupa- ja valvontaviraston ylläpitämään rahanpesun valvontarekisteriin

Automatiikka ja sähköiset järjestelmät vähentävät virheiden mahdollisuuksia, mutta niidenkin taustalla on oltava osaava ihminen. Tilitoimiston kanssa on pystyttävä keskustelmaan myös siitä, että käyttäähän ohelmistoa tekijät, jotka osaavat järjestelmän käytön myös haastavammilla hetkillä.

Vahinkoja sattuu kaikille ja tekevälle sattuu. Vastuut on hyvä käydä läpi tällaisia tilanteita  varten etukäteen. Tilitoimistolla on vastuu tekemistään virheistä ja isompien vahinkojen varalle tilitoimistolla on oltava vastuuvakuutus. Tilitoimisto korvaa asiakkaalleen aiheuttamat vahingot ja esimerkiksi asiakkaasta johtumattomat verojen viivästysseuraamukset, joita voi tulla esim. siksi, että alv-ilmoitus on vain unohtunut lähettää. Toki tällaisia virheitä pyritään välttämään, mutta ihmisiä tässä kaikki ollaan.

Kuka on vastuussa kirjanpidon oikeellisuudesta?

Kirjanpidon oikeellisuudesta ja lainmukaisesta järjestämisestä on viime kädessä vastuussa yrittäjä itse, yrityksen johto, toimitusjohtaja tai hallitus, riippumatta yhtiömuodosta tai kirjanpidon ulkoistamisesta. Vaikka tilitoimisto hoitaisi käytännön työn, juridinen ja rikosoikeudellinen vastuu säilyy yrityksellä. Tässä tarkemmat tiedot vastuunjaosta:

Mitä tilitoimiston vaihto vaatii?

Yleensä tilitoimiston vaihto on paljon kevyempi prosessi, kuin mitä etukäteen voisi ajatella.

 Usein sopimuksissa on 2kk irtisanomisaika puolin ja toisin ja asiakkaalla on vapaus valita palveluntuottajansa siinä missä minkä tahansa ostamansa palvelun. Vaihdon voi toteuttaa tilikauden päättymisen jälkeen, mutta aivan hyvin myös kesken tilikauden, usein jälkimmäinen on jopa helpompi ja nopeampi.

Vanha tilitoimisto antaa asiakkaalle tai uudelle tilitoimistolle tiedot siihen asti, mihin kirjanpito on tehty, eli mihin asti vanha sopimus on voimassa. Uusi kirjanpitäjä jatkaa tästä ja harvoin asiakkaalle aiheutuu vaihdosta ylimääräistä työtä, mikäli kirjanpito on ajan tasalla ja oikein tehty.