Sopimukset ja KYC

Taloushallinnon palvelusopimuksesta tilitoimiston ja asiakkaan välillä.

Miksi kirjanpidon palvelusopimus on hyvä olla kirjallisena?

Kirjanpidon päävastuu säilyy aina kirjanpitovelvollisella eli yrityksellä ja sen johdolla, vaikka kirjanpito olisi ulkoistettu tilitoimistolle.

Tämän takia on ensisijaisen tärkeää, kun allekirjoitetaan tilinpäätöksiä, että asiakas ymmärtää, mitä allekirjoituksellaan vahvistaa. Kirjallinen sopimus ja Taloushallintoliiton yleiset sopimusehdot (TAL2023) tuo kuitenkin selkeyden, ennakoitavuuden ja turvan sekä tilitoimistolle että asiakkaalle. Sopimusehdot sisältävät tarkat vastuunjaot, korvausvastuun rajaukset, reklamaatio- ja virheenkorjausmenettelyt sekä tietosuoja- ja henkilötietojen käsittelyä koskevat vaatimukset.

Tilitoimiston vastuu kirjanpidosta perustuu sekä sopimukseen asiakkaan kanssa että kirjanpitolainsäädäntöön ja oikeuskäytäntöön

Tilitoimiston vastuulle kuuluu kuitenkin se, että se hoitaa kirjanpidon toimeksiannon mukaisesti, noudattaa hyvää kirjanpitotapaa ja alan ajantasaista lainsäädäntöä sekä toimii huolellisesti ja ammattitaitoisesti.

Keskeiset vastuut ja rajat:

• Tilitoimisto vastaa omasta toiminnastaan, sopimusrikkomuksista, virheistä ja laiminlyönneistä, jotka aiheuttavat asiakkaalle vahinkoa. Vastuu on yleensä rajattu sopimuksessa ja taloushallintoalan yleisissä sopimusehdoissa (esim.TAL2023).

• Tilitoimiston on ilmoitettava asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä, mutta se ei ole velvollinen tarkastamaan tai korjaamaan asiakkaan antamia tietoja, ellei toisin ole sovittu.
• Jos tilitoimisto laatii tositteita tai tekee kirjanpidon ratkaisuja itsenäisesti, sen vastuu kasvaa ja voi olla samankaltainen kuin kirjanpitovelvollisen itsensä.
• Tilitoimiston työntekijät (esim. kirjanpitäjä) voivat joutua korvaus- tai rikosoikeudelliseen vastuuseen, jos he toimivat huolimattomasti, antavat virheellisiä neuvoja tai tekevät lainvastaisia kirjauksia. Vastuu voi realisoitua myös tuottamuksellisesta teosta, ei vain tahallisuudesta.
• Tilitoimistolla on velvollisuus neuvoa ja ohjata asiakasta lainmukaisessa toiminnassa sekä tarvittaessa puuttua virheelliseen tai lainvastaiseen aineistoon.
• Kirjanpitoaineiston säilytysvastuu on juridisesti aina asiakasyrityksellä, mutta käytännössä tilitoimisto voi hoitaa säilytyksen. Kirjanpitoaineiston hävittäminen voi johtaa rikosoikeudelliseen vastuuseen.

Mitkä ihmeen KYC-toimet?

KYC = Know Your Customer (tai Know Your Client)

Tilitoimistoilla on velvollisuus tuntea asiakkaansa ja heidän liiketoimintansa rahanpesulain nojalla sekä ilmoittaa epäilyttävästä toiminnasta. MK Talouspalvelut Oy käyttää tähän Netvisor KYC-ohjelmistoa, jonka kautta asiakkaat tunnistetaan vahvasti (sähköinen tunnistautuminen) ja heidän liiketoimintansa riskit rahanpesulain näkökulmasta arvioidaan säännöllisin väliajoin. Tilitoimiston on tunnistettava asikasyrityksen edustajat ja tarvittaessa tosiasialliset edunsaajat.

Vuonna 2023 säädetyt rahanpesulain muutokset velvoittavat seuraamaan asiakkaiden tietoja sekä muun muassa pakotelistoja ja jäädyttämispäätöksiä ajantasaisesti, joten tämä on lähes pakollista hoitaa jonkin ohjelman avulla.